¿ Necesita una auditoría laboral su empresa ?

Es aquel estudio e investigación que se realiza a una empresa, con el propósito de señalar algunas circunstancias que pueden suceder a nivel laboral o que están ocurriendo, a través de este proceso se analiza toda la información, expedientes o documentos de relevancia y con estos datos se ejecuta un informe de cómo se encuentra la compañía con respecto a las obligaciones de recursos humanos, jornadas laborales, entre otros aspectos relaciones con el Derecho laboral y la Seguridad Social.

El empresario o empleador posee ciertas obligaciones con su trabajador, la cuales están establecidas en la norma Jurídica, de forma clara y especifica, de cómo debe actuar y aspectos importantes en términos de contrato, salarios, horas de trabajo entre otros, es su responsabilidad el empleo de políticas que garanticen su seguridad y bienestar dentro de las instalaciones.

Una auditoría a tiempo es importante para lograr subsanar las anomalías que pudieran encontrar y estar seguro como compañía frente a una inspección de trabajo. La planificación inicia con la valoración detallada de las dificultades y circunstancias que hayan surgido con la compañía que se desea auditar, tomando como importantes dos factores:

Un estudio de la empresa e identificar si trabaja en el sector terciario, primario o cual exactamente, además de estudiar los términos del contrato colectivo de trabajo y acuerdos laborales que regulan en dicha área, dependiendo del sistema bien sea, Salud, construcción, alimentación entre otros.
La ley que rige según cada autonomía de España, las relaciones laborales , prevención de riesgos laborales, beneficios y todo lo que abarca el Derecho en materia laboral

Es importante resaltar que si usted desea vender su compañía o realizar una sucesión de empresa, es preciso que realice una revisión de la economía de la misma así como una auditoría a la administración y otras áreas, con el fin de realizar un informe integral del estatus que pueda ayudar a los interesados con esta especie de resumen del buen funcionamiento y manejo de su gerencia y lo productiva de su metodología, ciertamente este servicio toma un poco de tiempo, pero según la estadística , tendrá más oportunidades de venta y obtener buenas ofertas en cuanto a alguna sociedad o nuevos inversores.

¿Por qué realizar un curso de auditoría laboral?

Por medio de los cursos puedes tener mayor conocimiento, el cual acompañado de tu Título universitario en Derecho, te ayudara a ser un profesional más completo en el ejercicio, para realizar dichos cursos es necesario que cumplas con una serie de requisitos como poseer conocimiento y titulo en Seguridad Social, Derecho y afines, algunos de los objetivos de estos cursos es que puedas:

Tener mayor nivel ético y mejor desempeño en las auditorías.
Poseer el conocimiento completo en cuanto a convenios colectivos y su clasificación, así como otros elementos importantes a nivel laboral.
Desarrollar un plan de prevención efectivo para la resolución de conflictos.
Desarrollar alternativas y medidas que puedan ser de beneficios para la empresa y /o empleados.

Cuál es el objetivo de realizar una auditoría laboral

El que realices auditorías cada cierto tiempo es importante para que puedas identificar si tu empresa está ejecutando toda la normativa correspondiente, es decir, si se está cumpliendo con las leyes establecidas en el ámbito laboral, de forma de garantizar a sus empleados, la contratación correspondiente, salarios adheridos a la ley, seguridad social y otros factores de importancia. La elaboración de este proceso de auditoría ayuda a los empresarios a evitar posibles conflictos, huelgas y querellas laborales, debido a que al observar las deficiencias en el informe, podrá subsanarlas a tiempos evitando este tipo de inconvenientes que sin duda crean mala imagen a la compañía y se convierte en pérdida de tiempo y dinero.

Por otra parte, si deseas hacer cambios en tu empresa, bien sea vender acciones, fusionarla con otra compañía entre otras, el que tengas un buen control del área laboral, por medio de estas auditorías, es valioso para estos procesos. En muchos casos se piensa que con brindar un buen salario y condiciones de trabajos optimas se está cumpliendo con la ley, pero existen un sin número de leyes que rigen en materia laboral, que en ocasiones se escapan de las manos de administradores y que solo expertos en la materia pueden identificar, por ello es recomendable la asesoría de profesionales. Regularmente la administración de España realiza inspecciones laborales y si deseas evitar sanciones o multas por parte de los mismos, es preciso que cumplas con la normativa y todos sus tramites, documentación, permisos, es decir, que todo lo relacionado a seguridad social y laboral este al día.

Tipos de auditoría laboral

Existen tres tipos de auditoría laboral que forman parte de la auditoría social y socio laboral, estos instrumentos permiten que una empresa pueda verificar y examinar la condición en que se encuentra legalmente en materia laboral, cada una tiene un ámbito de estudio por ello es importante que las revisemos:

Auditoría de recursos humanos

El fin de esta auditoría es examinar toda la gestión que realiza recursos humanos en la empresa y busca perfeccionar los mecanismos que utiliza, así como:

Verificar las estrategias establecidas por el departamento y si han sido de impacto positivo, sus ventajas y desventajas.
Selección y capacitación proporcionada al personal.
Examinar de forma detallada su sistema de gestión.

Auditoría de legalidad

Este tipo de auditoría se centra en estudiar y confirmar como se encuentra la empresa con respecto a las leyes de trabajo y todo lo relacionado con el Derecho de trabajo, con el fin de realizar un informe de la realidad y si se encuentra algún tipo de irregularidad legal, corregirla de forma oportuna para evitar algún tipo de sanción y situaciones de denuncia por parte de los empleados o circunstancias incomodas vinculantes.

Auditoría de prevención de Riesgos laborales

Su propósito es evaluar si la empresa está cumpliendo con los sistemas de prevención de riesgos laborales establecidos en la norma, además existe una ley que establece la elaboración de dichas auditorías (Art 30-6 Ley de Prevención de Riesgos laborales). Pero es importante destacar que este tipo de auditorías es obligatoria para empresas con más de 6 trabajadores. Se evalúan :

Las instalaciones de trabajo.
Verificar la información suministrada a los trabajadores en relación a riesgos laborales.
El mecanismo como se gestionan los accidentes que ocurren en la empresa.

En qué consiste la estructura de empresa y la sucesión de empresa

Te recomendamos que antes de realizar una auditoría laboral, conozcas cual es la estructura de la empresa, es decir, todos aquellos factores relacionados con su estructura, que engloba su configuración, creación, si está vinculada con otra empresa, si trabaja sucursal entre otros elementos como:

Tipo de denominación social a la que pertenece la empresa.
Cuáles son los órganos de gobierno, como está formada la administración y las personas que la conforman
La forma jurídica de la sociedad.
Documentos de la empresa, domicilio, su objeto social y otra información relevante.
Actividad económica de la empresa
Verificar si la compañía es independiente o pertenece a un grupo de compañías.

En cuanto a la sucesión de empresa se basa en la modificación de titularidad de la empresa, un centro empresarial y similares, donde el cedente es la persona que transfiere la titularidad y el cesionario quien la recibe, estos tienen entre sí, una responsabilidad solidaria de un periodo de tiempo de 36 meses con respecto a las obligaciones laborales creadas anteriormente a esta cesión y que por una razón u otra no fueron cumplidas.

Por otra parte el convenio laboral se mantiene vigente hasta su fecha de caducidad o entre en vigencia uno nuevo o que el anterior, esto aplica para los trabajadores que estén bajo la sucesión; es por esto que es preciso que el encargo de realizar la auditoría tenga presente y conocimiento de:

Fecha en que se ejecuto la sucesión de empresa.
Motivos por los cuales se realizó dicha sucesión.
Cuáles son las consecuencias jurídicas, sociales y económicas después de este proceso.
Cuáles fueron las medidas que se realizaron en relación con el personal.

Normativas que se aplican a una compañía

Al momento de realizar una auditoría es importante identificar cual son las normas, leyes que rigen este tipo de empresas, con el fin de conocer qué régimen salarial le corresponde, así como beneficios laborales aplicables entre otros factores de los cuales destacaremos en los tres más importantes que el auditor debe examinar:

Convenios colectivos correspondientes a la empresa.
Acuerdos colectivos realizados de forma extraestatutarios.
Beneficios laborales al colectivo que no están escritos.

Una vez verificado estos aspectos, deberá identificar en su informe dicha información, con el propósito de asesorar al empresario de las mejoras que se pueden realizar y que pueda tomar decisiones asertivas.

Como está organizada la contratación del personal

Es importante revisar como está organizada la empresa, en cuanto al personal, con el fin de conocer la jerarquía y como están establecidos los contractos laborales, su propósito es identificar si esta empleado de forma apropiada al cargo y servicio que desempeña en la empresa.

Otro punto a destacar y tomar en cuenta es la modalidad en la que se encuentran los contractos laborales bien sea de carácter temporal, por tiempo determinado, indefinidos entre otros. Así como los contratos con los empleados autónomos, tanto como sus beneficios y desventajas en cuanto a su contratación y cuáles son las medidas implementadas en cada caso.

Objetivos de control de salarios

Para evaluar el sistema de control, el auditor considerará en primer lugar los objetivos que se den cumplir en las actividades.Los objetivos de control típicos para los salarios incluyen los siguientes:

Asegurar que los empleados solo sean remunerados por el trabajo realizado.
Para garantizar que los salarios solo se paguen a los empleados válidos.
Certificar que todos los salarios estén autorizados.
Evaluar que los salarios se paguen con las tarifas de pago correctas.
Asegurar que los salarios se calculen correctamente.
Examinar que todas las transacciones salariales se registren correctamente en los libros de contabilidad.
Para garantizar que todas las deducciones de la nómina se paguen a los terceros correspondientes (por ejemplo, las autoridades fiscales)

Cuál es el sistema y tiempo de trabajo de la empresa

El auditor deberá examinar las jornadas laborales, los regímenes de descansos, las horas extras realizadas por los empleados, la solicitud de licencias y permisos, así también la movilidad funcional y geográfica del personal.

Es vital que el auditor pueda revisar con detenimiento el convenio colectivo y la aplicación de la misma ya que esta es la norma pactada entre el patrono y el capital humana que regula todos los elementos condicionales del contrato.

Es importante identificar cual es juicio que usa la compañía para establecer cuáles son los horarios que deben cumplir los empleados así como las modificaciones implementadas, además se examina según la ley cual es el pago por las horas extraordinarias y como estas están adheridas al convenio colectivo.

Situaciones que pueden surgir en la relación laboral

En una relación laboral pude surgir la extinción, suspensión y modificación de la misma, tienden a ocurrir muchas fallas en esta área, es por ello la importancia de que el auditor pueda identificar si estas modificaciones fueron realizadas o a ejecutar son validas legalmente o si están basadas en alguna jurisprudencia, la ejecución equivocada de las mismas pueden llevar a una empresa a juicio, traduciéndose en perdida de dinero para la empresa.

Además se evalúa otros aspectos como:

Ascensos de empleados
Movilidad funcional
Evaluar las modificaciones, su validez y aplicación (colectiva-individual)
Valorar si las suspensiones y extinciones de relaciones laborales han sido ejecutadas de forma legal.

Auditoría

Se refiere a la labor desempeñada por un auditor que tiene la finalidad de recopilar información de una compañía acerca de un área en especifica, con el propósito de determinar, controlar y revisar si se está realizando las acciones de forma ética, legal y correcta.

¿Qué es una auditoría interna?

Es aquella auditoría realizada a ella misma, es decir, el empresario contrata a un auditor independiente o una empresa de auditorías para que le ejecute una a su compañía, con el objetivo de evaluar si su empresa está funcionando de manera correcta en materia laboral, financiera , contable o el área que haya decidido auditar, a medida que una empresa avanza, crece en sus finanzas y personal entre otros aspectos, son cada vez más precisos este tipo de procedimientos, con el fin de examinar, evaluar e identificar las fallas o deficiencias y posteriormente mejorar, corregir y realizar estrategias a favor para la empresa. A continuación mencionaremos su función:

Mostrar oportunamente anomalías y notificarlas antes de una inspección.
Comprobar que la empresa cumple con las leyes.
Establecer que las medidas que ha realizado en la empresa han dado buenos resultados o por el contrario no han sido convenientes.
Poseer información vigente.
Ayudar a la toma de decisiones.

¿Que comprende el informe de auditoría?

Una vez examinado y estudiado toda la información y documentos relacionados con la materia a auditar, será el momento de hacer un informe final, donde se expresa:

Condiciones existentes y vigentes de la Compañía.
Identificar las reglas que han sido quebrantadas y las posibles consecuencias legales.

Con esta información el empleador esta notificado si su empresa está bajo infracciones, así como las sanciones que podrían ser sujetos si sucede una inspección, además será de su conocimiento las posibles soluciones quedando a su juicio cuáles serán sus pasos a seguir.

¿Cómo debe ser el auditor?

Un profesional con principios éticos y conocimientos en Derecho, recursos humanos y áreas relacionadas al tema que va a auditar, para que el mismo pueda desempeñar su trabajo, es preciso que tenga a su disposición toda la información, documentos, datos relevantes, de esta manera pueda realizar un estudio de las mismas y avanzar en identificar la realidad de la empresa que luego plasmara en un informe completo, bien sea verificando que todo se encuentra en orden o si por el contrario se encuentran irregularidades.

Beneficios de la auditoría laboral

A continuación, te revelaremos los beneficios que posee una Auditoría Laboral en tres puntos de vistas,

Beneficios para el trabajo

Aumentar su Seguridad Social.
Asegurar el pago oportuno de los salarios, propinas, bonificaciones, - horas extraordinarias y compensación, etc. de los trabajadores.
El pago oportuno de las prestaciones reducirá el absentismo en la organización.
Inculcará a los trabajadores un sentido de pertenencia hacia su empleador.

Beneficios para el empleador

El aumento de la productividad ante un menor absentismo en la empresa. Cuanto mayor sea la productividad, mayor será la ganancia.
El estatus del empleador en la Sociedad aumentará, en vista del reconocimiento que pueda otorgarle el Gobierno.
Cada uno de los empleadores velará por el estricto cumplimiento de toda la legislación laboral, lo que a su vez reducirá o incluso eliminará las sanciones, daños y multas que pueda imponer el Gobierno.
Sirve para mejorar las relaciones laborales, la cooperación y el entendimiento con los trabajadores es imprescindible. Por tanto, la atmósfera agradable es indispensable para una buena gerencia corporativa.

Beneficios para el gobierno

Reducción del número de personal de campo para la inspección de industrias, fábricas y establecimientos comerciales ya que la mayor parte de su trabajo será realizado por un profesional independiente como el secretario de la empresa en la práctica de tiempo completo.
Asegurar el cumplimiento de las omisiones que derivaron en infracciones en auditorías laborales pasadas a una compañía.

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