¿Cómo se cambiar un domicilio social de empresa?

En la actualidad hay un sinfín de motivos por lo que una sociedad anónima desea modificar su domicilio social. Un ejemplo de ello ocurre cuando en una región se vive un continuo torbellino de incertidumbre económico o de inestabilidad política en marcado en revueltas callejeras, causándole al Ayuntamiento en termino municipal y por ende a la Hacienda Pública considerables desembolsos de dinero para reparar los daños causados que puedan afectar el comercio de la localidad.

También puede suceder cuando se lleva a cabo cambios estratégicos planificados por parte de la compañía.

Es importante que tengas en cuenta que existen dos términos que a simple vista son similares, pero son conceptos totalmente diferentes como lo son el domicilio fiscal y el domicilio social, cuyos procedimientos a la hora de realizar una modificación, también son distintos. Cuando hablamos de un domicilio social de una empresa nos referimos al sitio donde se desarrolla aquellas tareas realizadas por la alta gerencia ya sea tanto directivo como administrativo cuyas tareas están establecidas en la Ley de Sociedades de Capital. Ya en palabras mas sencillas, es aquella dirección donde se encuentra el establecimiento principal de una organización.

En cambio, un domicilio fiscal, es aquel lugar que se relación con la agencia Tributaria y demás aspectos entorno fiscal de la empresa que puede ser Pyme, es posible que ambas direcciones se ubiquen en el mismo sitio, pero en ocasiones no siempre es así. Pero no te preocupes que hemos preparado este articulo para despejar toda duda que tengas relacionado a esta materia.

¿Qué se conoce como domicilio social?

Es aquel lugar donde se ejecutan todas aquellas administrativas y de índole gerenciales de una compañía que posee varias sucursales ya sea en una misma ciudad o provincia. En caso que se trate de una sola empresa o sociedad anónima el domicilio social será el sitio donde se realiza la explotación comercial tanto de bienes como de servicios a los que se desempeña. Por lo general este domicilio social se encuentra plasmado en la constitución de una compañía. Tal y como lo señala el articulo 9 de la Ley de Sociedades de Capital.

¿Como es el procedimiento para el cambio de domicilio social de empresa?

Es un procedimiento relativamente sencillo, pero si con mucha burocracia, a continuación, te daremos los pasos que debes seguir para cambiar el domicilio social de una compañía:

  • Primero se comienza con la visita a una notaria publica por parte de los directivos o administradores para plasmar sus rubricas en una Escritura Publica donde constara el cambio que se está realizando.
  • Seguido se acude a un Registro Mercantil donde se inscribirá la Escritura que fue modificada y firmada ante un notario. Junto con esta escritura se debe presentar el modelo 600 del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
  • Una vez realizado este proceso ante el Registro Mercantil, se procede a comunicar el cambio hecho a la Tesorería General de la Seguridad Social ya sea de forma presencial o telemática. Es vital que no olvides este paso para poder evitar onerosas multas por parte de este Ministerio Publico.
  • Asimismo, se procede a presentar el modelo 036 de Declaración Censal a la administración Tributaria. En este paso se deben presentar la inscripción que realizaste en el Registro Mercantil junto con la Escritura Publica firmada y avalada por el notario.
  • En el pasado era necesario la aprobación realizada mediante el proceso de votación por la Junta de Socios de la empresa. Sin embargo, ya no es necesario claro siempre y cuando el cambio de domicilio sea dentro del territorio.

De acuerdo al articulo 9 de la Ley de Sociedades de Capital conocida como LSC señala que el domicilio social de una organización es aquel donde se realizan todas las labores administrativas de manera optima y efectiva, o aquel lugar donde se encuentre el establecimiento principal, en caso que la compañía disponga de varias sucursales. Es por ello que en España el domicilio social es el lugar donde se ubica el centro de operaciones. Aunque, en ocasiones existen situaciones donde una empresa o una Sociedad de responsabilidad limitada cuente con varios domicilios donde se ejecutan labores importantes, por lo que para efectos estratégicos en un negocio es importante que el departamento directivo o la Junta de Socios elijan un lugar con el propósito de llevar una planificación estratégica optima.

En caso de necesitarse un cambio de domicilio social es importante modificar la constitución de la compañía. Para esto se necesita la aprobación unánime de los responsables a través de una Junta General. Pero si lo que se requiere es agilizar el proceso evitando este paso, ya es posible gracias a la Ley 9/2015 que fue aprobada en el mes de mayo del 2015 estableciendo medidas urgentes de índole concursal, con el propósito de poder modificar el articulo 285.2 LSC donde se le permite a la administración realizar este proceso, pero dentro del territorio nacional o que los estatutos no señalen alguna disposición contraria. Es vital recordar que la ley dice de la siguiente manera “… salvo disposición contraria de los estatutos, el órgano de administración será competente para cambiar el domicilio social dentro del territorio nacional”.

Debido algunas disposiciones poco claras en la ley, hubo una aprobación de Real Decreto-Ley 15/2017 donde se busca dejar en claro algunas medidas urgentes entorno a la movilidad de operadores económicos en el territorio nacional, en este Real Decreto-Ley concede a la redacción del articulo 285.2 LSC una claridad mas notable al señalar: “ el órgano de administración será competente para cambiar el domicilio social dentro del territorio nacional, salvo disposición contraria en los estatutos, entendiendo por esto que los mismo establezcan expresamente que el órgano de administración no ostenta esta competencia”. Sin embargo, las empresas que poseen estatutos aprobados antes de ser publicado este Decreto Real Ley, y que no desean que la administración sea competente en este tema, deberán expresar en sus estatutos claramente que dicho órgano no posee las facultades de modificar el domicilio social dentro del territorio nacional.

Procedimiento para formalizar el cambio de domicilio social

Ya acordado y establecido el cambio de domicilio social por parte de la Junta General, aunado a la aprobación y modificación de los estatutos de una persona jurídica empresa. Se acude a un notario para el consentimiento que amerita una escritura pública indicando con ello la nueva sede de la organización. Seguido con ello a la inscripción en el Registro Mercantil correspondiente a tu localidad. En caso de trasladar un domicilio social a una provincia, es importante que la escritura pública cuente con una certificación con las inscripciones de la sociedad dada por el Registro Mercantil de origen, cosa que será reproducida de manera literal por el Registro Mercantil de destino, quien será el responsable de comunicar a la sucursal de origen tal inscripción.

Quién puede decretar el cambio de domicilio social

Es importante resaltar que los miembros fundadores de una sociedad mercantil al momento de constituir los estatutos de la empresa o de una sociedad ya constituida deben elegir cualquiera de las alternativas que te diremos a continuación:

En caso de haber un sitio catalogado como el cetro administrativo o de dirección. Nos referimos a un sitio estable hecho de una estructura solida preparada para albergar oficinas administrativas o comerciales donde la sociedad puede almacenar de manera eficiente toda su documentación, a pesar que en este lugar no se celebren reuniones importantes de la Junta General.

Para las compañías en España el domicilio social coincide con el domicilio de su centro de operaciones o donde radica el establecimiento central o vital de la explotación de su actividad económica. A menudo nos referimos de un lugar físico con una fuerza laboral de tipo presencial. Pero en ciertas oportunidades se puede recurrir al uso de una oficina virtual, en resumen, siempre va a ver una dirección física.

La modificación de un domicilio social es decretada por un acuerdo previamente aprobado por una Junta General de socios, tal como lo señala la Ley de Sociedades de Capital en su articulo 285.1. “Cualquier modificación de los estatutos sociales será competencia de una Junta General”.

No obstante, en la actualidad existe una ligera discrepancia debida a unas modificaciones que tuvo el apartado 2 del articulo 285 LSC, que puede resolverse de la siguiente manera:

  • Si un estatuto social cuenta con una clausula que le da competencia para modificar un domicilio social a la Junta General de socios. Esta ley quedara excluida de la potestad de articulo 285.2 LSC.
  • Pero si al revisar los estatutos de una compañía y estas guardan silencio o no existe algún tipo de regulación sobre este tema. La competencia para hacer el cambio de domicilio social dentro de España estará compartida por la Junta General o el órgano administrativo.

Cuando ocurre un cambio de domicilio a una provincia distinta

En el momento que la empresa necesite ser trasladada a un domicilio social en otra provincia, debes compilar una serie de documentos como lo establece el Reglamento de Registro Mercantil como son: La certificación literal de inscripción de la sociedad otorgada por el Registro Mercantil originario en caso de haber algún detalle estos deben estar amparados en el articulo 19 del Reglamento del Registro Mercantil.

Una vez que estés en el Registro Mercantil (España) de destino, debes llenar la hoja de inscripción y entregarlo a la persona encargada junto con la certificación literal que emitio el Registro Mercantil de origen. Ten en cuenta que esta certificación sea legible y de lectura comprensiva con el propósito de que no existe ningún error o impedimento en el proceso de traslado.

La certificación

  • Debe mostrar las cuentas depositadas que corresponden a los últimos cinco años de ejercicio fiscal.
  • Debe contar con el documento que emite el Registro Mercantil de origen donde se establece el acuerdo social de traslado.
  • Este certificado posee una vigencia de solo tres meses, una vez pasado este tiempo se debe solicitar una certificación nueva.
  • Al expedirse la certificación en el Registro Mercantil de origen, esto lo hacen constar en el documento solicitado por diligencia, marcando con ello el cierre definitivo en el Registro Mercantil de origen.

El Registrador Mercantil de destino debe

  • Reproducir de manera literal todo el contenido de la certificación en una hoja nueva, tomando en cuenta en la inscripción separada la modificación del domicilio.
  • Luego este debe comunicar al Registro Mercantil de origen el procedimiento practica e indicando el nuevo numero de hoja, libro y folio donde quedo la nueva certificación, es importante acotar que este registrador pondrá una nota donde va a expresar cada uno de los datos registrales.

En caso de cambio de domicilio en el extranjero

En el momento de presentarse un cambio de domicilio de una Pyme al extranjero, se debe seguir el procedimiento que esta plasmado en el articulo 20 del Reglamento del Registro Mercantil, estando sujeto a normas determinadas pero cuyo tema no es objeto de este artículo.

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